ДЕЛОВОЙ ТУРИЗМ :: Организация конференций и семинаров

Мы предоставляем широкий спектр услуг по организации конференций, конгрессов и иных деловых мероприятий, а также услуг, связанных с обслуживанием иностранных и российских участников конференций и гостей, прибывающих на мероприятие.

Конференция, как и любое деловое мероприятие - это напряженная работа, как для самих участников, так и для организаторов. Мы возьмем на себя все организационные хлопоты, предоставив Вам возможность сосредоточиться на содержательных рабочих вопросах.

Мы скоординируем все мероприятие согласно заданному Вами формату, целям и бюджету, не упустив ни одной детали:

Дополнительно мы готовы оказать следующие услуги для участников конференции, конгресса, семинара:

Как организовать сотрудничество с «АРТЭС»

Составление запроса

Для начала нашего сотрудничества необходимо прислать запрос на проведение конференции, конгресса или семинара.
В запросе должно быть указано:

Формирование бюджета
Мы можем сами составить предварительную смету расходов на проведение конференции и определить бюджет, исходя из данной информации. В случае, когда Заказчик самостоятельно планирует бюджет еще на стадии принятия решения об организации конференции, мы составляем смету расходов, опираясь на утвержденный бюджет.

Заключение Договора на организацию и проведение конференции
Все необходимые виды работ фиксируются в Договоре на организацию и проведение конференции. Данный Договор является основным документом, на основании которого Заказчик и участники конференции получают все услуги, необходимые для проведения конференции.

Подготовка конференции

Работа по организации конференции может продолжаться вплоть до ее открытия. Это связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможны незначительные изменения отдельных элементов программы и другие дополнительные корректировки с целью повышения качества обслуживания участников.

Организация проведения конференции включает в себя перечисленные ниже этапы:

Подбор места и условий проведения мероприятия
В первую очередь, необходимо подобрать место проведения конференции, которое обеспечит комфортное размещение участников, исходя из требуемого плана расстановки столов и кресел (плана рассадки).
Место проведения конференции должно также иметь возможности для подключения и эксплуатации оборудования и технического оснащения, необходимого для организации конференции.

После этого осуществляется подбор конкретного оборудования, с учетом его функциональных требований, качества и бюджета.

Также осуществляется выбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организации и проведения конференции.

Размещение участников в гостиницах
С целью гарантированного обеспечения участников конференции номерами в гостиницах, мы осуществляем предварительное бронирование и выкупаем забронированные номера. Подбор средств размещения для иностранных или иногородних участников конференции осуществляется на основании бюджета, если оплату за размещение осуществляет непосредственно Заказчик. Если участники конференции осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подбор средств размещения осуществляется на основании их предварительных требований, как правило, на альтернативной основе. К услугам участников конференции предоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения конференции, либо мы предлагаем размещение непосредственно в той гостинице, где будет проводиться конференция.

Визовая поддержка
При необходимости предоставления визовой поддержки иностранным участникам конференции, мы сами осуществляем сбор необходимой информации от участников конференции, а также осуществляем пересылку соответствующих документов в загранучреждения РФ.

Транспортное обслуживание
Заказ легкового транспорта для встреч и проводов участников конференции в аэропортах, их транспортировки от гостиницы до места проведения конференции (если мероприятие происходит не в гостинице, в которой размещены участники) осуществляется либо на основании бюджета, либо, если таковой не предусмотрен, на условиях оплаты услуг непосредственно участниками конференции. Мы предоставляем любые виды легкового транспорта (представительский, бизнес, эконом-класс), а также микроавтобусы и автобусы.

Культурная программа
Организация экскурсий, культурной программы для участников конференции и гостей осуществляется либо на основании бюджета Заказчика, либо предлагается в качестве опциона непосредственно участникам конференции. При этом мы осуществляем самостоятельно как сбор оплаты с участников конференции, так и предоставление всего комплекса туристско-экскурсионных услуг.

Проведение конференции

Проведение конференции начинается с прибытия первого участника конференции в аэропорт и заканчивается с вылетом последнего участника. В течение всего периода проведения конференции сотрудники компании осуществляют постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии с договором между Заказчиком и компанией. В случае необходимости мы обеспечиваем присутствие своих сотрудников в аэропорту (аэропортах), в гостиницах, на приемах и при реализации культурной программы, а также на иных мероприятиях и объектах, если это предусмотрено договором между сторонами или является необходимым с точки зрения обеспечения качества.

Мы самостоятельно организуем бронирование услуг и взимание оплаты непосредственно от участников конференции за те услуги, которые не входят в бюджет мероприятия и не оплачиваются Заказчиком.

Сотрудники нашей компании могут: